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清华总裁班荐:优化业务流程实现库存信息化管理
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  为了进行合理的库存管理,提高企业资金周转速度和盈利率,越来越多的企业开始和正在通过信息系统对企业进行业务财务管理。本文以A集团公司库存管理信息化为例提出如何通过优化企业库存管理业务流程实现企业库存信息化管理。


  对企业来说,维持正常运营的资金中占最大比重的是存货。为了进行合理的库存管理。提高企业资金周转速度和盈利率,越来越多的企业开始和正在通过信息系统对企业进行业务财务管理。本文以A集团公司库存管理信息化为例提出如何通过优化企业库存管理业务流程实现企业库存信息化管理。


  合理高效的库存管理应建立在良好流程的基础上,库存信息化管理的首要任务应是优化现有流程,通过优化流程,将传统的面向“职能”管理改为面向“流程”管理,对不同部门相同“流程”的业务只按照流程管理的思路进行描述,变复杂流程为简化流程。下面以用友U8供应链管理系统为例对企业存货管理流程优化进行阐述。


  一、手工管理模式下流程分析


  (一)信息共享问题:企业内部信息流不畅通,信息共享程度低,重复工作多,信息流转不及时,不准确,经常出现人为错误而不能及时发现,影响整个生产进度。


  (二)数据匹配性不好,作为付款依据的信息少,如当前欠款情况、交期及时性、质量情况、已核销订单等均缺乏信息渠道,审批有一定的盲目性。


  (三)无法及时掌握全部产品采购的近期缺料信息(包括缺什么?何时需要?),缺乏对未来供货市场供货趋势与走向的预测,造成临时采购现象较多,同时由于不少材料采购供应周期长,供应部门经常处于措手不及的境地,忙于赶任务,缺乏良好的计划性。


  (四)无法实现采购价格的动态管理和合同执行的有效控制。对于供应商的价格管理基本根据采购合同实行,不考虑价格历史变动问题。由于供应部门工作人员日常大量时间忙于了解各种信息和催货,对于确实能直接产生效益的供应商选择、比价控制等工作做的较少,日常工作重点主要在应对生产上。


  (五)业务人员难以及时了解库存信息。各部门无法了解库存量的最新信息,只能通过进、出、销报表了解库存信息,信息不及时且准确性不高。


  二、业务流程优化设计


  业务流程优化的核心思想是减少非增值活动,减少等待时间、重复工作、协调工作量,从而提高增值活动效率。


  具体描述如下:


  (一)实现从传统面向职能管理转变为面向流程管理,将业务的审核与决策点定位于业务流程执行的地方,缩短信息沟通的渠道和时间,从而提高对顾客和市场的反应速度。


  (二)强调业务流程中每一个环节上的活动尽可能实现最大化增值,尽可能减少无效的或不增值的活动,例如去掉不必要的审核等。并从整体流程全局最优(而不是局部最优)的目标,设计和优化流程中的各项活动。


  (三)业务流程之间尽量实现单点接触,这不仅有利于流程通畅、责任明确,而且有利于提高内、外部顾客的满意度。


  (四)在手工管理方式下,由于受到人的管理能力局限性约束,一般必须采用授权分工管理,授权分工管理必然会在一定程度上导致决策分散化,影响决策的有效性。因此,在建立新型“扁平化”组织运行模式时,重视现代计算机信息技术的应用,以便协调业务分散与管理集中之间的矛盾。


  基于以上思想和原则,业务流程重组的总体思路应为:


  1.实现从面向“职能”管理到面向“流程”管理的转变;


  2.从“流程”出发调整岗位职责、部门职责及绩效考核指标;


  3.明晰企业控制的三个层次:事先计划、事中监控和事后分析。


  三、企业库存管理信息化具体实施方案


  利用用友U8供应链管理系统进行重新流程设计,实现流程全程计算机规范化管理,通过计算机控制物流工作,规范库房管理的业务流程,彻底甩掉传统的手工记账流程。同时应配合新业务流程完善各项规章制度,形成各环节工作人员相互监督制约机制,加强系统制约功能。


  业务系统和财务系统建设通过销售管理、生产管理、合同管理、采购管理、库存管理、应收应付款管理、存货核算七大功能模块,从而形成涵盖企业全部业务流程的四个控制系统。


  (一)采购计划控制系统


  计算机系统根据企业年度生产作业计划,按各型号产品的外购材料消耗(配套)定额水平,结合库存情况生成年度采购计划。计划员根据采购计划与供应商签订合同, 通过软件管理系统中的“合同管理”模块生成电子合同。进行逐级审批,审批合格后,合同生效。超计划合同,计算机系统自动锁定无法输入审核。通过上述控制提高采购计划的准确性和及时性,使物资管理部门对月需求量做到心中有数,由事后统计转为事前控制。


  (二)采购付款控制系统


  采购人员依据采购合同,提交付款申请。采购会计在网上开具机制付款单。付款单上标明供应商名称、合同编号、付款金额等。系统自动按照合同进行审核,审核合格后,系统自动在合同中减去所付金额,付款金额必须小于等于合同所剩金额,超合同金额与无合同不能开具机制付款单。


  (三)入库核销资金控制系统


  采购人员依据采购合同,在网上开具机制入库单。入库单上标明供应商名称、合同编号、品名规格、计量单位、入库数量等。保管员按照实际交库量进行审核,审核合格后,系统自动在合同中减去所开具的物资数量,入库单数量必须小于等于合同所剩数量,超合同数量与无合同不能开具机制入库单。


  (四)查询控制系统


  供应部门物资管理工作业务,全部通过计算机系统完成,计算机完成的每一项操作在系统中都留有记载,从面实现通过系统对计划、合同、入库、出库、资金占用、挂账、付款信息的查询,为实时了解各环节工作状态起到了关键作用,并形成了监督制约保证体系,促进了规范化管理。


  四、库存管理信息化后实现的功能


  (一)依托网络,利用库存电算化管理软件建立共享平台。增加信息共享度,为销售、生产部门提供有效的信息。


  (二)通过重新设置采购流程,以采购合同派生库存管理相关数据,保证数据的唯一性、准确性。


  (三)通过重新设置采购付款流程,采购付款与采购合同实行挂接,可通过查询每笔合同的付款和到货进度,提供充足付款依据,防止出现盲目付款现象。


  (四)可实现随时平衡采购计划;系统自动生成各零部件的配套单,可动态掌握存货的数量及状态,为平衡生产,杜绝缺件、超储等情况的发生提供了有力的支撑平台。


  (五)利用系统具备的多属性报警功能,如库存超储和再订货提示,油封期提示与批次管理,可充分掌握库存资产的质量状态,使企业资产得到更有效的管理。


  (六)系统投入使工作效率显著提高。

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